Ewidencja odpadów – co to takiego i dlaczego jest kluczowa?

1 lipca 2025

Baza Danych Odpadowych (BDO) to elektroniczny system służący do ewidencjonowania odpadów w Polsce. Jego głównym celem jest uszczelnienie gospodarki odpadami i walka z szarą strefą, np. z tworzeniem dzikich wysypisk śmieci. Dzięki BDO, instytucje kontrolujące mają bieżący wgląd w ilość i rodzaj odpadów powstających w konkretnych firmach.

Poniżej przedstawiamy szczegóły dotyczące ewidencji odpadów w BDO:

Kto musi prowadzić ewidencję odpadów w BDO?

Każdy podmiot, który wytwarza lub gospodaruje odpadami, ma obowiązek prowadzenia ewidencji elektronicznie na swoim indywidualnym koncie w BDO. Bez wpisu w rejestrze BDO nie można przekazywać odpadów, np. firmie transportującej.
Od 2023 roku obowiązek rejestracji w BDO mają nowe podmioty, takie jak punkty handlowe i gastronomiczne, wprowadzające do obrotu określone produkty jednorazowego użytku z tworzywa sztucznego.
Obowiązkowe jest umieszczanie numeru BDO na dokumentach związanych z prowadzoną działalnością.

Kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji?

Z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów zwolnieni są między innymi:

Wytwórcy odpadów komunalnych, czyli śmieci powstających w gospodarstwach domowych, w tym osoby fizyczne.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub przedsiębiorcy, którzy w ramach prowadzonej działalności wytwarzają jedynie odpady o składzie i charakterze odpadów komunalnych i są objęci systemem odbioru odpadów komunalnych.
- Za odpady komunalne uznaje się niesegregowane (zmieszane) odpady komunalne oraz odpady zebrane selektywnie z gospodarstw domowych, a także odpady ze źródeł innych niż gospodarstwa domowe, jeśli są podobne pod względem charakteru i składu do odpadów z gospodarstw domowych.
- Nie mogą być uznane za odpady komunalne: odpady z produkcji, odpady budowlane i rozbiórkowe, odpady z rolnictwa, leśnictwa, rybołówstwa, odpady ze zbiorników bezodpływowych/sieci kanalizacyjnej/oczyszczalni ścieków oraz pojazdy wycofane z eksploatacji.
Osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne niebędące przedsiębiorcami, wykorzystujące odpady na potrzeby własne.
Podmioty władające powierzchnią ziemi, na której są stosowane komunalne osady ściekowe w celach rolniczych, zwolnione z obowiązku uzyskania zezwolenia na przetwarzanie odpadów.
Podmioty prowadzące działalność inną niż działalność gospodarcza w zakresie gospodarowania odpadami, które zbierają odpady opakowaniowe i odpady w postaci zużytych artykułów konsumpcyjnych (np. apteki zbierające leki, sklepy przyjmujące zużyte artykuły, systemy zbierania w szkołach, urzędach).
Podmioty transportujące samodzielnie wytworzone przez siebie odpady.
Firmy produkcyjne i przemysłowe, wytwarzające rodzaje odpadów wymienione w Rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 5 listopada 2024 r. w sprawie rodzajów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, w ilościach nie większych niż wskazane w tym rozporządzeniu. Zwolnienie dotyczy 41 rodzajów odpadów dla określonych ilości wytwarzanych w ciągu roku.
- Ważne: Jeśli w ciągu roku przekroczysz ilość odpadów, dla której nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, musisz uzyskać wpis do Rejestru BDO i rozpocząć ich ewidencjonowanie.

Wpis do rejestru BDO

Wpis do rejestru BDO uzyskuje się po złożeniu wniosku do odpowiedniego marszałka województwa lub z urzędu (bez składania wniosku). To drugie dotyczy firm, które uzyskały m.in.:

Pozwolenie zintegrowane.
Pozwolenie na wytwarzanie odpadów.
Zezwolenie na zbieranie odpadów lub zezwolenie na przetwarzanie odpadów.
Decyzję zatwierdzającą program gospodarowania odpadami wydobywczymi lub zezwolenie na prowadzenie obiektu unieszkodliwiania odpadów wydobywczych.
Koncesję na podziemne składowanie odpadów.
Wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli.

Jak wygląda ewidencja odpadów w BDO?

Ewidencja odpadów w BDO musi być prowadzona zgodnie z katalogiem odpadów określonym w Rozporządzeniu Ministra Klimatu z dnia 2 stycznia 2020 r. w sprawie katalogu odpadów.

W BDO rozróżnia się dwa rodzaje ewidencji:

Pełna ewidencja odpadów:
- Wymaga tworzenia Karty Przekazania Odpadów (KPO) oraz sporządzania elektronicznej Karty Ewidencji Odpadów (KEO).
- Karta Przekazania Odpadów (KPO) służy do prawidłowego pozbycia się odpadów. Wpisuje się w niej m.in. masę, kod odpadów, adres firmy transportującej, numer rejestracyjny pojazdu, adres przejmującego odpady (np. firmy przetwarzającej) oraz datę i godzinę przekazania. Musisz działać w porozumieniu z odbierającym odpady, aby wystawić KPO. Następnie ty lub transportujący odpady generuje potwierdzenie KPO. Dalsze kroki, takie jak potwierdzenie przejęcia odpadów czy zakończenia transportu, nie należą już do wytwórcy, ale są konieczne do skutecznego pozbycia się odpadów.
- Elektroniczna Karta Ewidencji Odpadów (KEO) służy do ewidencjonowania odpadów, które zostały wytworzone i przekazane do dalszego zagospodarowania. W KEO, w zakładce „wytworzone”, odnotowuje się każdy wytworzony odpad podlegający ewidencji, a w zakładce „przekazane” – odpady oddane do dalszego zagospodarowania. Dane te są wypełniane na podstawie KPO, a system umożliwia automatyczne skopiowanie danych po podaniu numeru KPO.
Uproszczona ewidencja odpadów:
- Mogą ją prowadzić firmy, które:
  - Wytwarzają odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie.
  - Wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie.
  - Transportują odpady, wykonując wyłącznie usługę transportu odpadów.
  - Władają powierzchnią ziemi, na której komunalne osady ściekowe są stosowane w rolnictwie, do uprawy roślin przeznaczonych do produkcji kompostu lub do uprawy roślin nieprzeznaczonych do spożycia i do produkcji pasz.
- Przy uproszczonej ewidencji wypełnia się tylko karty przekazania odpadów i nie ma obowiązku sporządzania elektronicznych kart ewidencji.

Jakie dokumenty są potrzebne do ewidencji odpadów?

Rodzaje kart używanych do ewidencji zależą od rodzaju odpadów i prowadzonej działalności. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty i dane przechowywać przez pięć lat i udostępniać na żądanie odpowiednich organów.

Przykładowe karty i podmioty wypełniające:

Karta przekazania odpadów: posiadacz odpadów, podmioty prowadzące uproszczoną ewidencję odpadów.
Karta przekazania odpadów komunalnych: podmioty odbierające odpady komunalne od właścicieli nieruchomości, posiadacze odpadów prowadzący zbieranie lub przetwarzanie odpadów komunalnych i transportujący odpady komunalne.
Karta ewidencji odpadów: każdy posiadacz odpadów objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji, z wyjątkiem firm prowadzących uproszczoną ewidencję.
Karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych: wytwórca komunalnych osadów ściekowych.
Karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego: przedsiębiorca prowadzący zakład przetwarzania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego.
Karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji: przedsiębiorca prowadzący stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów.
Karta ewidencji odpadów niebezpiecznych: sprzedawcy i pośrednicy w obrocie odpadami niebezpiecznymi.

Jakie informacje muszą się znaleźć w ewidencji odpadów?

W każdym dokumencie dotyczącym ewidencji odpadów muszą znaleźć się następujące informacje:

Imię i nazwisko lub nazwa posiadacza odpadów (w tym wykonującego usługę transportu), adres zamieszkania lub siedziby oraz adres miejsca prowadzenia działalności.
Numer rejestrowy nadany przez marszałka województwa.
Numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile został nadany.
Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy odpadów lub pośrednika w obrocie odpadami oraz adres zamieszkania lub siedziby, jeśli przekazanie odpadów odbywa się z ich udziałem.
Imię i nazwisko osoby sporządzającej (w przypadku karty ewidencji odpadów).
Imię i nazwisko lub nazwa oraz adres zamieszkania lub siedziby władającego powierzchnią ziemi, na której są stosowane komunalne osady ściekowe.
Rodzaj prowadzonej działalności w zakresie gospodarki odpadami (wytwarzanie, zbieranie, odzysk, unieszkodliwianie).
Adres miejsca pochodzenia odpadów (z wyłączeniem wytwórców odpadów), w tym spoza terytorium kraju.
Masa odpadów lub sucha masa odpadów oraz kod i rodzaj odpadów.
Sposób gospodarowania odpadami (w przypadku posiadacza odpadów prowadzącego przetwarzanie).
Adres miejsca przeznaczenia odpadów, a w przypadku przeznaczenia odpadów poza terytorium kraju również data rozpoczęcia transportu, rodzaj środka transportu oraz przewidywana metoda przetwarzania odpadów.

Dodatkowe informacje różnią się w zależności od rodzaju dokumentu, np. Karta Przekazania Odpadów wymaga podania daty i godziny rozpoczęcia transportu i dostarczenia, a także numerów rejestracyjnych pojazdów. Karta Ewidencji Odpadów może wymagać podania procentowej zawartości PCB, jeśli odpad zawiera PCB.

Jak wygląda przekazywanie odpadów?

Od 1 stycznia 2021 roku ewidencja odpadów w BDO ma wyłącznie formę elektroniczną. Jedynym wyjątkiem jest awaria systemu teleinformatycznego BDO – wtedy można wystawiać dokumenty papierowe, ale dane z nich należy przenieść do systemu BDO nie później niż 30 dni od ustania awarii.

Proces przekazywania odpadów z wykorzystaniem dokumentacji elektronicznej składa się z czterech głównych kroków:

KROK 1: Po zalogowaniu w systemie BDO, wytwórca tworzy Kartę Przekazania Odpadów (KPO), wprowadzając wszystkie wymagane informacje, w tym masę, kod i rodzaj odpadów oraz dane firmy odbierającej.
KROK 2: Wytwórca może ściągnąć potwierdzenie wygenerowania KPO. Kierowca musi mieć to potwierdzenie (elektroniczne lub papierowe) podczas transportu odpadów. Jeśli pracownik firmy transportującej nie ma urządzenia do logowania, wytwórca może wygenerować potwierdzenie za niego.
KROK 3: Gdy transportujący odpady dotrze do miejsca przekazania, odbiorca loguje się do BDO i sprawdza informacje na KPO. Jeśli są prawidłowe, zatwierdza kartę. Jeśli są błędy, odrzuca ją, a wytwórca może edytować kartę i nanieść korektę (na tym etapie można modyfikować tylko masę i kod odpadów).
KROK 4: Odbiorca odpadów zatwierdza KPO w systemie BDO, a transportujący odpady potwierdza zakończenie transportu. Dopiero w tym momencie odpady są skutecznie przekazane.

Jakie są kary i za co?

Brak prowadzenia ewidencji odpadów, prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie z faktyczną ilością/rodzajem przekazywanych odpadów, a także prowadzenie działalności wymagającej wpisu do Rejestru BDO bez takiego wpisu, grozi karą grzywny lub aresztu. Wysokość grzywny wynosi od 100 zł do ponad 1 miliona zł.

Dodatkowo, Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska może nałożyć administracyjną karę pieniężną. Karane będzie między innymi:

Prowadzenie działalności wymagającej wpisu do Rejestru BDO bez tego wpisu.
Transport odpadów niezgodny z wymaganiami (np. bez wygenerowanego z BDO potwierdzenia).
Zmiana klasyfikacji odpadów niebezpiecznych na odpady inne niż niebezpieczne poprzez ich rozcieńczanie lub mieszanie, prowadzące do obniżenia początkowego stężenia substancji niebezpiecznych. Administracyjna kara pieniężna będzie wymierzana w wysokości od 5 tys. zł do 1 mln zł. Pełna lista sytuacji podlegających karom znajduje się w ustawie o odpadach.